Optimaal Perspectief Mediation & Coaching (e.z.)
Gevestigd te Amersfoort
e-mail: claudia@optimaalperspectief.nl
KvK nummer: 84286660
PRIVACYVERKLARING
Dit is de privacyverklaring van Optimaal Perspectief Mediation & Coaching, gevestigd te Amersfoort (hierna: “OP”).
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van haar cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website bezoeken of contact met “OP” hebben.
In deze privacyverklaring kun je informatie vinden over hoe “OP” omgaat met persoonsgegevens. Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over hoe “OP” omgaat met persoonsgegevens, en als je gebruik wilt maken van jouw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als je een klacht wilt indienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen via telefoon: 06-20429578 of e-mail: claudia@optimaalperspectief.nl.
Als je niet tevreden bent over de afhandeling van jouw klacht of als jij jouw klacht liever niet bij “OP” indient, kan je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
“OP” is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerkt “OP”? Mediation dossier en Coaching dossier
Indien jij een opdracht aan “OP” verstrekt, verwerkt “OP” persoonsgegevens die jij en de andere partij(en) in jullie zaak aan “OP” verstrekken. Dit zijn in ieder geval jouw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier.
Facturering
Indien jij een opdracht aan “OP” verstrekt, verwerkt “OP” ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die “OP” verricht. Hierbij gaat het met name om jouw NAW-gegevens.
Contact
Indien jij contact met “OP” opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerkt “OP” de gegevens die jij verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die jij aan “OP” verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats) en de reden waarom jij contact met “OP” zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).
Analyse Websitebezoekers
Ten slotte verwerkt “OP” analytische gegevens over bezoekers van de website, via cookies die worden geplaatst als jij de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerkt “OP” persoonsgegevens?
De gegevens die “OP” verzamelt over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard. De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.
Mediation dossier en Coaching dossier
“OP” gebruikt de persoonsgegevens die je hebt verstrekt in het kader van een Mediation opdracht of andere opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het Mediation- traject of Coachings-traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraagt “OP” jou om toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken. Jij geeft deze toestemming door de Mediationovereenkomst of het de coaching/therapie overeenkomst te tekenen. Als jij deze toestemming niet geeft kan je helaas geen gebruik maken van de diensten van “OP”, omdat “OP” de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
Je hebt het recht om jouw toestemming weer in te trekken. “OP” mag dan geen gegevens meer van jou verwerken. “OP” kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor jou verrichten, en zal het Mediation dossier of Coaching dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die jij hebt verstrekt, gebruikt “OP” om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die jij met “OP” sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die jij aan “OP” verstrekt gebruikt “OP” om contact met jou op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. “OP” verwerkt deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van de werkzaamheden van “OP”.
Nieuwsbrief
“OP” gebruikt jouw e-mailadres verder om jou af en toe een update te sturen over de dienstverlening. Indien jij een opdracht aan “OP”verstrekt heeft, is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en stuurt “OP” jou nieuwsbrieven op grond van het gerechtvaardigd belang. Indien jij niet eerder gebruik hebt gemaakt van de diensten van “OP” maar op andere wijze met “OP” in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zal “OP” jou om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan te versturen, en dit alleen doen als jij daarvoor jouw toestemming hebt verleend.
Hoe lang bewaart OP jouw persoonsgegevens? Mediation dossier en Coaching dossier
“OP” bewaart de door jou verstrekte persoonsgegevens niet langer dan voor haar dienstverlening en de op haar rustende wettelijke verplichtingen noodzakelijk is. Dit houdt in dat “OP” de door jou verstrekte persoonsgegevens bewaart voor de duur van haar dienstverlening aan jou, en voor maximaal 7 jaren na het eindigen van de dienstverlening door “OP”.
Administratie
“OP” bewaart de administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
“OP” bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij jij eerder een verzoek bij “OP” indient om deze te verwijderen.
Met wie deelt “OP” jouw gegevens?
Derde partijen zijn wederpartijen in het dossier dat “OP” voor jou behandelt en overige dienstverleners die de dienstverlening van “OP”” mogelijk maken. “OP” verstrekt de door jou verstrekte persoonsgegevens alleen als dat voor de uitvoering van haar dienstverlening noodzakelijk is. “OP” verstrekt de door jou verstrekte persoonsgegevens nimmer voor commerciële doeleinden.
Familierecht
Bij Mediation in het familierecht is het maken van een bruto-netto berekening, een behoefte- en een draagkrachtberekening een wezenlijk onderdeel van de dienstverlening. Hiervoor maakt “OP” gebruik van de software van Split Online. Indien het nodig is dat er een advocaat in uw dossier wordt betrokken, zal “OP” jouw dossier doorsturen naar het advocatenkantoor waarmee “OP” samenwerkt. “OP” stuurt jouw dossier pas door nadat jij “OP” hiertoe schriftelijk toestemming hebt gegeven en jij de advocaat schriftelijk de opdracht heeft gegeven de procesrechtelijke handelingen voor jou te verzorgen.
Indien jij, of een andere partij die betrokken was bij een Mediation-traject een klacht indient tegen “OP” die betrekking heeft op de behandeling van een Mediation dossier waarin jouw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Jouw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld. “OP” verstrekt jouw gegevens verder niet aan derden, tenzij “OP” op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden jouw gegevens beveiligd?
“OP” heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.
Wat zijn jouw rechten?
Jij hebt de volgende rechten:
- Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of -in bepaalde gevallen- het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer jij die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Jij kunt je rechten uitoefenen door contact met “OP” op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die “OP” verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan “OP” deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal “OP” een melding op de website plaatsen en jou per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.